氏名変更の手続きを行う
本ページでは、氏名変更の手続きの手順をご説明します。
目次操作可能な権限
- 管理者権限
- 労務・マイナンバー担当者権限
- 労務・給与担当者権限
- 労務担当者権限
1. 手続き画面を開く
サイドメニューの「手続き」を押してください。
2. 氏名変更の手続きを選択する
手続き画面にて、「氏名変更の手続き」を選択します。
3. 手続きの対象とする従業員を選択する
画面には、その企業に所属するすべての従業員が表示されます。
尚、在籍状況の左側に「！」アイコンが表示されている従業員は、NALYSYS労務管理 に従業員情報が登録されていないため、手続きの対象として選択できません。
まずはNALYSYS労務管理 に従業員情報を登録してください。
手順の詳細については、以下のページをご参照ください。
また、在籍状況の左側に「手続中」アイコンが表示されている従業員は、既に氏名変更の手続きが進行中のため選択できません。
既にある手続きとは別に、新しく氏名変更の手続きを開始したい場合は、先に既存の氏名変更の手続きを完了、または取り消してください。
手続きを取り消す方法については、「手続きを取り消す」のページをご参照ください。
従業員名から検索する場合は、「従業員で絞り込む」を押してください。
検索フィールドに対象者のビジネスネーム（漢字、アルファベット または フリガナ）を入力し、Enterを押してください。部分一致での検索が可能ですので、氏名の一部分のみの入力でも構いません。
ドロップダウンリストに表示された氏名を押すと、一覧画面にその従業員が表示されます。
4. 従業員の氏名変更予定日を入力し、手続きを開始する
選択した従業員の氏名変更予定日を入力し、「手続きを開始する」を押してください。
氏名変更の手続きのタスクリストが作成されます。
5. 氏名変更の手続きのタスクリストを確認する
氏名変更の手続きを進める上で行うべき事柄をタスクとして表示しています。
ただし、従業員によっては対応の必要がないタスク（作成不要の書類など）もあります。
その場合、必要なタスクのみに対応し、手続きを完了してください。
また、タスクの対応順序に制限はありません。
尚、従業員が所属する事業所、または一括適用事業所の「健康保険種別」により、タスクの内容や作成できる書類の種類が異なります。
作成できる書類の詳細については、「各手続きで作成できる書類一覧 」のページをご参照ください。
6. 氏名変更の手続きに必要な情報を入力する
タスクリストの一番上に表示されている、「氏名変更の手続きに必要な情報を入力する」タスクの「作業画面をひらく」を押してください。
この画面で入力した情報は、以下の書類および画面に反映されます。
- 氏名変更の手続きで作成する各種書類
- NALYSYS労務管理 の従業員一覧から参照できる、従業員詳細画面
- NALYSYS労務管理 の各画面で表示される、従業員の戸籍氏名
- NALYSYSの全サービスで表示される、従業員の氏名（ビジネスネーム）
入力項目の詳細は以下の通りです。
| 項目名 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| 氏名変更日 | ◯ | 手続き開始時に入力した日付が表示される（編集可） |
| 外国籍の方はチェック | ー | チェックをつけた場合、入力項目が変化する |
| 姓（ラストネーム） | ◯ | 戸籍上の姓を入力（外国籍の場合は在留カードに記載のラストネームをアルファベット大文字で入力） |
| ミドルネーム | ー | 在留カードにミドルネームが記載されている場合は入力 |
| 名（ファーストネーム） | ◯ | 戸籍上の名を入力（外国籍の場合は在留カードに記載のファーストネームをアルファベット大文字で入力） |
| ビジネスネーム：姓（ラスト） | ◯ | 業務上で使用する姓を入力 |
| ビジネスネーム：名（ファースト） | ◯ | 業務上で使用する名を入力 |
| 本人確認書類 | ー | 運転免許証、パスポート等の画像をPNGまたはJPEG形式で2枚までアップロード可能 |
| 在留カード番号 | ー | ※ 外国籍の場合は入力必須 |
| 在留カード画像 | ー | ※ 外国籍の場合は選択必須 表面と裏面をPNGまたはJPEG形式でアップロードする |
| 国籍 | ー | ※ 外国籍の場合は入力必須 プルダウンから選択 |
| 在留資格 | ー | ※ 外国籍の場合は入力必須 プルダウンから選択 |
| 在留期日 | ー | 外国籍の場合は任意で入力 |
| 資格外活動許可の有無 | ー | ※ 外国籍の場合は選択必須 有 / 無 のいずれかを選択 |
| 派遣・就労区分 | ー | ※ 外国籍の場合は選択必須 「派遣・請負労働者として主として当該事業所以外で就労する」または「上記に該当しない」のいずれかを選択 |
7. 必要な書類を作成する
書類を作成するためには、対象の書類名が記載されたタスクの「作業画面をひらく」を押すか、右側の「関連書類」の書類名を押してください。
上記を押すと書類のプレビュー画面が表示されます。
「書類を編集する」を押すと編集画面に遷移するため、必要な情報を入力して「編集を完了」を押してください。
再度「作業画面をひらく」を押すか、右側の「関連書類」の書類名を押してプレビュー画面を開くと、先ほど編集した内容が書類の記載内容に反映されます。
尚、書類の編集画面の入力項目以外を編集したい場合は、従業員の詳細情報画面にて情報の編集をお願いいたします。
詳しい手順は、「従業員の情報を編集する」のページをご参照ください。
8. 書類を印刷、ダウンロードする
書類を印刷したり、ダウンロードする必要がある場合は、書類のプレビュー画面を開き、「印刷する」または「ダウンロード」を押してください。
尚、書類にマイナンバー（個人番号）の記載箇所がある場合、プレビューでは伏せ字（＊）で表示されますが、印刷またはダウンロードした書類には、実際のマイナンバー（個人番号）が印字されます。
そのため、マイナンバー（個人番号）の記載箇所がある以下の書類は、「管理者権限」または「労務・マイナンバー担当者権限」を持ったユーザーのみ、印刷やダウンロードが可能となります。
権限がない場合、「印刷する」と「ダウンロード」は押せません。
9. 手続きを完了する
氏名変更の手続きに必要なタスクを終えたら、タスクリスト画面下部の「手続きを完了する」を押してください。
タスクリスト内に未完了のタスク（チェックがついていない状態のもの）がある場合は警告のメッセージが表示されますが、問題がなければ「強制的に完了する」を押してください。
手続きが完了し、タスクボード画面に遷移します。
こんな時は
電子申請をしたい
日本年金機構にて従業員のマイナンバーと基礎年金番号の紐付けがされている場合、氏名変更時の届出は必要ありません。
そのため NALYSYS 労務管理 では、氏名変更時に作成する書類の電子申請には対応しておりません。
お手数ですが、データを印刷し、書面でのご提出をお願いいたします。
こちらの記事で課題が解決できない場合には、こちらからお問い合わせください。
